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Unterstützen und nicht ersetzen

In unserer Interviewreihe „5 Fragen an …“ begrüßen wir in diesem Monat Stephanie Bogendörfer. Sie ist Gründerin und CEO des Regensburger Startups 5FSoftware GmbH. Ihr Unternehmen hat eine innovative SaaS-Lösung zur sicheren Kundenkommunikation für Wirtschaftsprüfer*innen, Steuerberater*innen und Rechtsanwälte*innen entwickelt. Wir haben uns über den Digitalisierungsdrang der Branche ausgetauscht und einen Blick in die Zukunft gewagt.

 

Ein turbulentes Jahr ist vorbei. Die Digitalisierung hat in vielen Branchen einen Schub erfahren. Merken Sie diesen auch bei Kanzleien?

 

SB: Ja. Mit dem ersten Lockdown haben sich die Umstände drastisch geändert, weil die Mandanten nicht mehr in die Kanzleien kommen konnten. Deren Arbeit musste neu aufgestellt werden und gleichzeitig stieg der Beratungsbedarf ihrer Mandanten. Zu Beginn war es daher hektisch und die Digitalisierung vieler Kanzleien verlief oft nach der Holzhammer-Methode. Aber inzwischen läuft es strukturiert ab und man spürt, dass der Zeitdruck nicht so hoch ist wie im März 2020. Zuerst war den Kanzleien nur das ortsunabhängige Arbeiten wichtig, jetzt merken wir, dass sie sich auch für die Effizienzsteigerung in den Arbeitsprozessen interessieren.

 

Fast genau ein Jahr später stellt sich die Frage nach der Zukunft. Wie hat sich die Einstellung gegenüber der Transformation gewandelt? Folgt nach dem Schub nun die Lust nach mehr? Gibt es einen Digitalisierungsdrang in der Branche?

 

SB: Es ist nicht so, dass die Kanzleien völlig unvorbereitet und desinteressiert waren. Viele wollten mit einer schrittweisen Aktualisierung ihrer Prozesse starten. Dass die Pandemie uns alle derart einschränken und für eine „Zwangs-Digitalisierung“ sorgen würde, musste erst einmal verkraftet werden. Zu Beginn ging es vielleicht mehr um Schnelligkeit und einfache Lösungen für das Notwendigste. Inzwischen sind die Vorteile bekannt und die Basis-Tools werden um sinnvolle Lösungen ergänzt. So erleichtert die digitale Signatur beispielsweise die Arbeit wesentlich. Umso wichtiger ist eine kompetente Beratung.

 

Innovation ist ähnlich wie Digitalisierung ein geläufiges Wort geworden. Manche sagen, es ist zu einem Buzzword verkommen. Was verstehen Sie unter Innovation?

 

SB: Aus meiner Sicht verwechseln viele Digitalisierung mit Innovation oder setzen sie gleich. Manchmal höre ich von Kanzleien, dass bereits digital gearbeitet wird, weil verschlüsselte Daten versendet werden. Ganz nüchtern betrachtethaben sie nicht unrecht, denn es ist zunächst die Transformation analoger Prozesse in digitale. Aber nicht alles, was digital ist, ist auch innovativ: Innovationen sind Prozesse oder Produkte, die es vorher so noch nicht gab. Vor allem müssen perspektivisch die positiven Aspekte überwiegen, dann ist das für mich eine Innovation.

 

Mandantenkommunikation ist für viele noch ein blinder Fleck und Cloud Computing eine Modeerscheinung. Wer jetzt diese neuen Technologien sinnvoll nutzt, also seine Schnittstellen erweitert, um besser mit seinen Mandanten zu kommunizieren, der ist innovativ. Wir rechnen damit, dass die Bündelung der Mandantenkommunikation spätestens in zwei Jahren Standard in der Branche sein wird.

 

Ihre Produkte sind auf einen bestimmten Bereich im Kanzleigeschäft zugeschnitten. Die Mandantenkommunikation ist wichtig, doch es gibt viele Wettbewerber und Altbewährtes. Worin unterscheiden sich Ihre Produkte von denen der Konkurrenz?

 

SB: Im Falle der Mandantenkommunikation geht es um mehr als bloß den Datenaustausch. Der Begriff Mandanten-System trifft es besser, da es nicht nur um eine Verlagerung in hochsichere Datenräume geht, sondern um die ganzheitliche Zusammenarbeit zwischen Mandanten und Kanzleien. Nicht umsonst haben wir unsere Zielgruppe so spitz definiert, dadurch können wir die branchenspezifischen  Bedürfnisse der Berufsgeheimnisträger besser erfüllen als andere. Wir bieten Tax Tech und kein Allerwelts-Kanban-Board.

 

Unsere Collaboration-Plattform kann alle Mandatsbilder, sowohl Privatpersonen als auch Betriebsprüfungen abbilden und zudem ist unsere einzigartige Ordnungsstruktur, der sogenannte Collecto, so konzipiert, dass er genau zu den Anforderungen dieser Branche passt und dieser Zielgruppe die intuitive Bedienbarkeit ermöglicht. Das erhöht die Arbeitszufriedenheit auch für Mandanten, also dienen wir auch als Mandantenbindungsinstrument.

 

Wir sind der Spezialist für die Mandantenkommunikation und bieten mit unserer Plattform die Möglichkeit, ganze Kanzlei-Ökosysteme aus verschiedenen sinnvollen digitalen Anwendungen, durch intelligente Schnittstellenerweiterungen. Daher sind wir mit auch mit Kanzleivision im ständigen Austausch, wie unsere Plattform am besten in die Arbeitsabläufe einer Kanzlei passt. KV hat die Vogelperspektive und weiß um bewährte Produkte und Trends. Aus diesem Austausch stammt beispielsweise unser nächstes Feature, der Teams-Connector.

 

Schauen wir etwas weiter in die Zukunft. Haben Sie eine Vorstellung oder ein Zielbild für das Jahr 2026? Was glauben Sie, wo befinden wir uns dann?

 

SB: Das ist ein großer Zeithorizont und die Entwicklungen im Rahmen der Digitalisierung sind sehr rasant, dennoch glaube ich, dass die flächendeckende Digitalisierung der Branche dann schon lange vollendet sein wird. Entscheidend dafür sind aber weniger die innovativen Produkte als vielmehr die Steuerberater*innen selber: Der Wandel muss auch in ihren Köpfen stattfinden. Trotz des Schubs im letzten Jahr ist bei einigen noch zu viel Skepsis gegenüber den Entwicklern und Digital-Expert*innen vorhanden. Wenn jemand von Papier überzeugt ist, kann man das nicht ändern, aber die Transformation sollte von vielen als Chance gesehen werden. Aktuell tut sich viel in den Universitäten, denn der Nachwuchs verlangt nach sinnstiftenden Methoden für seine Zunft, wie er es in anderen Branchen bereits sieht: im Handel, in der Industrie: überall wird automatisiert und garantiert gibt es 2026 das papierlose Büro.

 

Unsere Intention ist, den Kanzleien genügend Raum für ihre ursprüngliche Kernkompetenz, die Beratung, zurückzugeben. Wie der Name Steuerberater*in schon sagt, die Beratung ist der Grund, warum Mandanten Kontakt aufnehmen, sie wollen vom Fachwissen profitieren und nicht, weil Kanzleien so schön Belege sortieren. Das wird 2026 vollständig automatisiert sein. Mit uns können sie die administrativen Tätigkeiten reduzieren und das vernetzte Arbeiten steigern. So geben wir ihnen Raum für neue Spezialgebiete, wie beispielsweise die Kryptowährung. Insgesamt, davon bin ich fest überzeigt, erhöht unsere Technologie die Arbeitszufriedenheit und die Chance auf mehr Kunden. Das schafft Arbeitsplätze. Ein toller Kreislauf, denn das erhöht wiederum das Steueraufkommen.

 

 

Stephanie Bogendörfer

Stephanie Bogendörfer

Geschäftsführerin
5FSoftware GmbH
E-Mail: info@5fsoftware.de
Tel.: 0941/46297740

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Emre Karakas
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