Roadmap der digitalen Transformation - Kanzleivision GmbH
Kontakt
Kanzleivision GmbH
info@kanzleivision.de

Roadmap der digitalen Transformation

Wenn Steuerberatende von Digitalisierung sprechen, meinen viele eigentlich die digitale Transformation bzw. Digitalisierung, Automatisierung und Innovation. Das folgende Schaubild verdeutlicht den Zusammenhang zwischen den einzelnen Stufen und zeigt, dass die digitale Transformation mit der Digitalisierung beginnt, aber nicht endet. 

 

Unsere Roadmap zeigt die Phasen der digitalen Kanzleitransformation. Die jeweiligen Prozesse können in unterschiedlichen Phasen stehen. Mithilfe des digitalen Transformationsgrades können sie erkennen wo Ihre Prozesse innerhalb der Kanzlei stehen.

Bestimmung des Transformationsgrades

Der Transformationsgrad bestimmt die Höhe der Automatisierung in jedem einzelnen Kanzleiprozess (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuererklärung etc.), insbesondere in der Leistungserstellung. Um den Grad zu bestimmen, müssen die folgenden Daten-Dimensionen berücksichtigt werden.

1. Voraussetzungen

a)    Datenverfügbarkeit (im digitalen Zustand)

Beispiel: Kontoauszugsmanager

b)    Datenintegrität (Zuverlässigkeit und Qualität)

Beispiel: Vollständigkeit und Richtigkeit der Bankdaten

2. Erstellung

c)    Datenvernetzung (von verschiedenen Systemen: Kasse, Bank, ERP)

Beispiel: Abruf der Daten in Kanzleirechnungswesen 

d)    Datenverarbeitung (automatisiert mit OCR Erkennung, Lerndatei usw.)

Beispiel: Verbuchung durch künstliche Intelligenz (machine learning) 

3. Fertigstellung

e)    Datenkontrolle (automatisiert und anhand von Plausibilitätsprüfungen)

Beispiel: Vergleich Saldo FiBu Konto & Saldo Bankkonto 

 

Für die Bewertung des Transformationsgrades 1 haben wir uns folgende Reifegrade überlegt: 

Analog:                                                                          0 % bis 20 %

Digitaler Anfänger:                                                   21 % bis 40 %

Digitaler Durchschnitt:                                           41 % bis 60 %

Digitaler Fortschritt:                                                61 % bis 80 %

Automatisiert:                                                            81 % bis 100 %

 

 

Um die nächste Phase der „Roadmap der digitalen Transformation“ (Digitalisierung, Automatisierung) zu erreichen, müssen die jeweiligen Dimensionen verbessert werden. Dies erfolgt in der Praxis durch die Einführung von Software und Technologien. Wie eine erfolgreiche Einführung funktioniert, beschreiben wir weiter unten.

Der Transformationsgrad (1) setzt sich aus dem Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad zusammen. Der Digitalisierungsgrad gibt an, ob die Daten digital und zuverlässig verfügbar sind. Somit sind die Dimensionen der Datenverfügbarkeit und -integrität entscheidend. Die Berechnung erfolgt anhand der Durchschnittsbildung dieser beiden Dimensionen:

Digitalisierungsgrad = (Datenverfügbarkeit + Datenintegrität) / 2 

Der Automatisierungsgrad gibt an, wie automatisiert der Prozess ist. Die Voraussetzung für einen automatisierten Prozess ist die Digitalisierung (Datenverfügbarkeit und -integrität). Wie erläutert können die Leistungserstellungsprozesse nur automatisiert ablaufen, wenn für die Prozesse die jeweiligen Daten in digitaler Form vorliegen. Sie merken, dass zwischen den einzelnen Daten-Dimensionen eine große Abhängigkeit besteht. Deshalb wird der Automatisierungsgrad (mit der Datenvernetzung, Datenverarbeitung und -kontrolle) wie folgt berechnet:

 

Automatisierungsgrad = (Datenvernetzung + Datenvernetzung * Datenverarbeitung + Datenvernetzung * Datenverarbeitung * Datenkontrolle) / 3 

Der Transformationsgrad (1) wird als Zusammenfassung zwischen dem Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad dann wie folgt berechnet und zeigt an, wie hoch das Einsparpotenzial (in Form von Zeit) ist:

Transformationsgrad (1) = Digitalisierungsgrad * (2/5) + Automatisierungsgrad * (3/5)

 

Um die jeweiligen Dimensionen mit Relationen in der Finanzbuchhaltung praxisnah zu beziffern – folgende Beispiele:

Datenverfügbarkeit 

Die Relation zwischen

  • Datensätzen und Belegbildern oder gar analogen Belegen
 

Datenintegrität 

Die Relation der Abweichung zwischen

  • Bankumsätzen und FiBu-Konten
  • Warenwirtschaftssystemen und der Finanzbuchhaltung
  • Buchungssätzen auf Rückfragenkonten
 

Datenvernetzung 

Die Relation der Vernetzung von

  • Bankkonten
  • Vorsystemen
  • Buchhaltungs- und ERP-Systemen
 

Datenverarbeitung 

Die Relation der Nutzung (Pflege & Einspielen) von

  • Lerndateien
  • Kassendaten und Kassensystemen
  • Debitorendaten
  • von Kontoauszugsmanagern und Konten
 

Datenkontrolle 

Die Relation von

  • Fehlerhaften Buchungen zu Gesamtbuchungen durch Plausibilitätsprüfungen beispielsweise anhand erwartender USt-Schlüssel lt. FiBu-Konto und USt-Schlüssel lt. Buchung oder USt-ID aus Warenwirtschaftssystemen und Buchungen in der Finanzbuchhaltung (Innergemeinschaftliche Lieferung, usw.)

Die Muster GmbH liefert der Kanzlei in der FiBu folgende Daten-Dimensionen:

  • Datenverfügbarkeit: 50%
  • Datenintegrität 95%
  • Datenvernetzung: 80%
  • Datenverarbeitung: 60%
  • Datenkontrolle: 98%

Der Transformationsgrad (1) für den Prozess der Muster GmbH liegt daher bei:

Digitalisierungsgrad = (0,50 + 0,95) / 2 = 0,725

Automatisierungsgrad = (0,80 + 0,80 * 0,60 + 0,80 * 0,60 * 0,98) / 3 = 0,58

Transformationsgrad (1) = 0,725 * (2/5) + 0,58 * (3/5) = 0,29 + 0,348 = 0,638 = 64%

Die Differenz zu 100% gibt das mögliche Einsparpotenzial an. In der Praxis haben wir für jede Software die Daten erhoben, welche Dimension angesprochen wird und wie diese üblicherweise verbessert werden kann. So können wir angeben, welchen Nutzen eine Softwareeinführung hat.

Anhand eines einfachen Beispiels aus der Finanzbuchhaltung und auf abstrakter Ebene ist der Grad wie folgt:

Für den Transformationsgrad (2) muss zusätzlich der Innovationsgrad berücksichtigt werden. Die Formel ist dann nach der Logik zu erweitern.

(Innovative) Datennutzung

Beispiel: Digitalisierungsberatung, Betriebswirtschaftliche Beratung, Controllingsysteme – wie viele Buchhaltungsdaten werden zur (nicht steuerlichen) Beratung genutzt?

 

Innovationsgrad = Datennutzung (Relation von genutzten und ungenutzten Daten) 

Transformationsgrad (2) = Digitalisierungsgrad * (2/6) + Automatisierungsgrad * (3/6) + Innovationsgrad * (1/6)  

 

Merke: Bei der digitalen Transformation stehen die Daten des Prozesses im Fokus. Dabei geht es bei der Digitalisierung um die Verfügbarkeit und Integrität von Daten. Bei der Automatisierung geht es um die Vernetzung, Verarbeitung und Kontrolle von Daten. Gemeinsam bilden die beiden Grade den Transformationsgrad (1). Fügt man die Datennutzug als Komponente zur Formel hinzu, ergibt sich der Transformationsgrad (2). Bei der Innovation in der Steuerberatung werden die Daten üblicherweise für neue Dienstleistungen und Produkte wie digitale Tools und Beratungen genutzt.

Daher werden die Berufe auch nicht wegfallen bzw. durch die IT ersetzt. Klassische Prozesse werden mit neuen Technologien zwar automatisiert, die Beratung und die fachliche Überwachung werden weiterhin gebraucht und somit neue Berufe schaffen. Wer die Veränderungsbereitschaft hat, wird in Zukunft eine übergeordnete Rolle einnehmen. Buchhalter werden beispielsweise zu FiButronikern und/oder betriebswirtschaftlichen Digitalisierungsberatern.

 

Zusammenfassend ist die digitale Transformation ein mehrstufiger Prozess, der mit der „Digitalisierung“ beginnt, worauf die „Automatisierung“ aufbaut und schließlich durch die „Innovation“ vollendet wird. Bei der Digitalisierung werden analoge Daten zu digitalen Daten umgewandelt. Darüber hinaus wird bei der „Automatisierung“ der Geschäftsprozess durch den Einsatz von IT verändert und effizienter gestaltet. Zuletzt wird bei der „Innovation“ die Wertschöpfungskette eines Unternehmens verändert und es entstehen neue Geschäftsfelder und Produkte. Die Bewertung der Transformationsgrade reicht von analog, über digitale Anfänger, den digitalen Durchschnitt, digitalen Fortschritt bis hin zu automatisiert und innovativ. So lässt sich einschätzen, wie weit eine Kanzlei insgesamt im Prozess der digitalen Transformation ist. IT-Systeme müssen folglich eine Datendimension beeinflussen oder verbessern, damit der digitale Transformationsgrad sich erhöht. Dies Definition dient als Orientierung zur Auswahl des passenden IT-Systems zur Optimierung eines Kanzleiprozesses.

Aus diesen Gedanken heraus empfehlen wir Kanzleien die Nutzung eines Kanzlei-Wikis und Kanzlei-Dashboards, wenn sie mit der digitalen Transformation ihrer Prozesse beginnen wollen. Nur wenn sie wissen, wie sie in der Kanzlei zusammenarbeiten und welche Tools bei dem jeweiligen Prozess wie eingesetzt werden (sollen), können sie diesen optimieren und in die nächste Stufe bringen. Ansonsten sind die Prozesse je Mitarbeitenden in unterschiedlichen Stufen und die eingesetzten Tools nicht allen bekannt.

 
Christian Weiss - Kanzleivision GmbH
Christian Weiss

Gründer und Geschäftsführer
Wirt.-Inf. im Steuerrecht

Sie möchten mehr über uns und unsere Leistungen erfahren?

Jeztzt einen Termin für eine unverbindliche Kurzberatung mit Ihrem Ansprechpartner Christian Weiss buchen.

Author avatar
Emre Karakas
http://www.kanzleivision.de