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Microsoft Teams

„Teams“ könnte das Wort des Jahres 2020 im positiven Sinne sein. Wie erklären Sie sich den Boom des Produkts, losgelöst von den Pandemie-Umständen?

Tools wie Microsoft Teams vereinfachen die virtuelle Zusammenarbeit über Disziplinen, Zeitzonen, Landes- und Unternehmensgrenzen hinweg und ermöglichen die Digitalisierung von Arbeitsabläufen. So war Microsoft Teams auch vor Ausbruch der COVID-19-Pandemie für Unternehmen jeder Branche und Größe der erste Schritt auf ihrem Digitalisierungsweg und die Basis für eine auf die Bedürfnisse der Beschäftigten zugeschnittene moderne Arbeitsumgebung.

Im Laufe des letzten Jahres halfen Kollaborationslösungen Organisationen dann dabei, auch in Krisenzeiten ihre Geschäftskontinuität zu sichern. Beschäftigte konnten mit ihrer Hilfe nicht nur außerhalb des Büros produktiv zusammenarbeiten, sondern auch kreativ und innovativ sein. Ein Beispiel dafür: Hasbro, der Herausgeber des Spieleklassikers Monopoly, konnte seine neuen Produkte aufgrund der Corona-Pandemie nicht länger vor Ort in den sogenannten FunLabs testen. Ausgeklügelte Spiele setzen jedoch immer den Test in der Praxis voraus. So sattelte Hasbro kurzerhand auf Microsoft Teams um: Der Praxistest seiner Spielneuheiten fand nun über Videomeetings in Teams statt. Aus der Not wurde eine Tugend: Denn die Verlegung ins Digitale ermöglichte Hasbro erstmalig, Spielideen mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Zielgruppen zeitgleich zu testen.

Auch in anderen Branchen setzen Unternehmen mitunter seit Jahren erfolgreich auf Remote-Arbeit: So verlässt sich Kampmann Management Consultants bei der Beratung seiner Kunden aus der Finanzdienstleistungsindustrie auf Microsoft Teams. Mit der Kollaborationsplattform können die Beschäftigten flexibel und sicher auf sensible Daten zugreifen – überall und jederzeit. Das Unternehmen profitiert von der hohen Datensicherheit, der uneingeschränkten Verfügbarkeit der Services und der einfachen Bedienbarkeit.

Ihr Produkt fördert die Zusammenarbeit und ermöglicht den virtuellen sozialen Kontakt. Die Kommunikation ist dennoch nachhaltig verändert und insbesondere die fast ausschließliche Nutzung im beruflichen Kontext belastet viele. Nehmen Sie eine Display-Müdigkeit wahr?

Wie unser Work Trend Index zeigt, hat sich die Arbeitsintensität im letzten Jahr erhöht: Die Zeit, die wir in Meetings verbringen, ist weltweit um das 2,5-fache gestiegen – und steigt weiter. Meetings dauern im Durchschnitt zehn Minuten länger – von 35 Minuten auf 45 Minuten im Vergleich zum Vorjahr. Laut unserer Umfrage schätzen viele Beschäftigte ihre Produktivität als genauso hoch wie im letzten Jahr oder sogar höher ein. Doch diese Produktivität hat einen Preis: 54 Prozent der Beschäftigten fühlen sich überarbeitet, 39 Prozent erschöpft.

Gleichzeitig hat Remote-Arbeit die Arbeitswelt auch menschlicher gemacht: So hat etwa jede*r Fünfte die Familie oder Haustiere von Kolleg*innen virtuell kennengelernt (18 Prozent). Diese Interaktionen mit Kolleg*innen können dazu beitragen, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem sich die Menschen wohl damit fühlen, ganz sie selbst zu sein. Außerdem haben soziale Interaktionen einen großen Einfluss auf eine gesunde Unternehmenskultur und damit auch auf die Innovationsfähigkeit und Kreativität eines Unternehmens. Durch Kommunikation und Interaktion erhalten wir Denkanstöße, entwickeln neue Ideen und denken auch mal um die Ecke. Umso wichtiger ist es, den Austausch und Wissenstransfer zwischen Kolleg*innen, Teams und Abteilungen über technologische Lösungen zu fördern. Uns ist bewusst, dass es keinen Ersatz für die physische Zusammenarbeit gibt. Mit innovativen Technologien wollen wir jedoch die Kluft zwischen der analogen und der digitalen Welt überbrücken und Teams so gut wie möglich fördern und unterstützen.

Digitale Transformation ist eine fortlaufende Optimierung. Welche Trends und Neuerungen erwarten die Nutzer*innen in den kommenden Monaten? Woran arbeiten Sie aktuell und was ist ein ganz besonderes Highlight, worauf sich die Nutzer*innen freuen können?

Die neue Arbeitswelt, in der wir leben, macht die Weiterentwicklung unserer Technologien noch bedeutender. Deshalb arbeiten wir fortlaufend an unserer Kollaborationsplattform, um Menschen dabei zu unterstützen, produktiv zu sein, neue Ideen zu entwickeln und sich mit ihren Teamkolleg*innen verbunden zu fühlen. Mit verschiedenen Teams-Funktionen helfen wir Unternehmen dabei, Distanz zu überwinden und eine Unternehmenskultur zu schaffen, in der sich Beschäftigte zu Kreativität und Innovationen befähigt fühlen: Von interaktiven digitalen Events in Microsoft Teams für interne und externe Teilnehmende über dynamische Präsentationen mit Microsoft PowerPoint Live in Microsoft Teams bis hin zu unserer neuen Employee Experience Platform Microsoft Viva – es gibt eine Vielzahl von Funktionen, auf die sich unsere Nutzer*innen freuen können.

Mit steigender Zahl an Impfungen kommen die lang ersehnten Lockerungen und dadurch auch die Rückkehr in die Büros. Zukünftig erwartet uns eine hybride Arbeitswelt. Wie behauptet Teams in dieser seine aktuelle Vormachtstellung?

Das Jahr 2020 hat viele Menschen vor große Herausforderungen gestellt. Doch, wie unser Corporate Vice President for Microsoft 365 Jared Spataro sagt, war 2020 nicht das Jahr, in dem die Arbeit und das Lernen nach Hause verlagert wurden. Es ist das Jahr, in dem diese Bereiche unseres Lebens in die Cloud gezogen sind. Wir teilen Ihre Einschätzung, dass die Zukunft der Arbeit hybrid sein wird – das belegen auch aktuelle Studien wie der Work Trend Index. 73 Prozent der Beschäftigten wünschen sich weiterhin die Möglichkeit remote zu arbeiten.

Um nahtlose Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitswelt zu ermöglichen, entwickeln wir Teams stetig weiter. Hybride Arbeitsmodelle stellen neue Anforderungen an Technologie und auch an Büro-Räumlichkeiten. So müssen z.B. Besprechungsräume in einer hybriden Arbeitswelt inklusiv gestaltet sein und Kollaborationstools die Brücke schlagen zwischen digital Teilnehmenden und Personen vor Ort im Büro. Aus meiner Sicht sind dabei vier Bereiche zentral: Die Vereinfachung von Zusammenarbeit und Wissensmanagement, bessere Meetings und Präsentationen, nahtlose Meeting-Erlebnisse in der hybriden Arbeitswelt und sichere Kommunikation.

Die Kommunikation in 2025, wie stellen Sie sich diese vor allem auf Unternehmensebene vor?

Beim Schritt in die hybride Arbeitswelt ist es wichtig, dass wir uns den aktuellen Herausforderungen stellen und Lösungen entwickeln – etwa um der Erschöpfung durch digitale Kanäle vorzubeugen, Netzwerke, soziale Interaktionen und kulturelle Aspekte wieder zu stärken und die neue Flexibilität der Arbeitswelt so zu gestalten, dass sie allen zugutekommt.

Das Büro als Raum für Austausch, Kreativität, Innovation und natürliche Nähe wird es dabei immer geben. Doch so wie sich die Anforderungen von Beschäftigen in einer hybriden Arbeitswelt wandeln, muss sich auch das Büro verändern. Neue Arbeitsmodelle und Formate sind nicht nur eine Frage der Architektur, sondern auch der Technologie, der Unternehmenskultur, Digitalkompetenz und auch der Inklusion. Denn hybride Arbeit bietet uns die Möglichkeit, mehr Menschen teilhaben zu lassen und vergrößert damit auch den Talentpool für Unternehmen im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Im Mittelpunkt all dieser Überlegung zur Arbeitswelt der Zukunft müssen die Beschäftigten und ihre Bedürfnisse auf individueller, Team- und Organisationsebene stehen. Wir empfehlen Unternehmen, in all diese eng miteinander verzahnten Bereiche zu investieren, um die physische und die digitale Welt zu verbinden.

Marie-Thérèse Fontaine

Produkt Marketing Managerin Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland

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Emre Karakas
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