Erst sicher stehen, bevor wir gehen und später rennen können! - Kanzleivision GmbH
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Erst sicher stehen, bevor wir gehen und später rennen können!

Es liegen anstrengende und intensive Monate hinter der Arbeitswelt. Die Kanzleibranche war vielfach gefordert, vor allem in der Beratung. Wie haben Sie die Zeit erlebt?

MJ: Auch wir haben den viel besagten Schub in Sachen Digitalisierung in der Beratung wahrgenommen. Dinge, die man sich vor einigen Jahren nicht hat vorstellen können, sind auf einmal im Arbeitsalltag selbstverständlich geworden. Der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, Mandanten und Partnern hat sich verändert und ist, was die Zeit angeht, effizienter geworden, da man über Teams oder andere Videokonferenztools kommunizieren kann. Es gibt viele gute Entwicklungen und es war aus beruflicher Sicht eine spannende und interessante Zeit. Unsere Kanzlei konnte den Hebel einfach umlegen, da wir gut vorbereitet waren. Ein wichtiger Faktor in dieser Zeit war – neben einer guten Vorarbeit – natürlich die Bereitschaft zum Ausprobieren und letztlich zur Veränderung. Dieses Gefühl hatten wir sowohl aufseiten unseres Teams als auch bei den Mandanten. So sind langjährige Mandanten ohne Druck von unserer Seite auf uns zugekommen und haben Aktenordner gegen einen Log-in getauscht. Das hat vieles vereinfacht und uns natürlich gefreut.

Welche Veränderungen haben Sie auf der technischen Ebene konkret eingeführt und welche Erfahrungen haben Sie gemacht?

MJ: Wir haben bereits 2015 das Thema Digitalisierung auf der Prioritätenliste ganz nach oben gesetzt. Wir wussten, dass die Entwicklungen weitergehen und sich die Arbeitsweise in unserer Branche effektiver und effizienter gestalten lässt. Darum haben wir uns intensiv mit der Thematik auseinandergesetzt und intern 2018 als Datum anvisiert, hinter den Big-4-Kanzleien, das digitale Wirtschaftsprüfer und Beratungshaus zu sein. Letztlich gehört zu einem Plan natürlich immer auch das Umfeld und der Faktor Mensch. Aus diesem Grund haben wir diesen Weg an die Rückmeldungen und Bedürfnisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angepasst. Anfang 2020 war wir letztendlich gut vorbereitet und startklar, sodass wir den Hebel nur noch umlegen mussten. Hier und da waren Schulungsvideos zu ergänzen, aber wir konnten auf eine fundierte Grundstruktur rund um Microsoft Teams, Mandantenportal und Office 365 zurückgreifen und waren einsatzfähig. So konnten wir unseren Mandanten in der Pandemie die gewohnte Beratung bieten.

Durch die veränderten Arbeitsbedingungen mit Homeoffice, Remote Work etc. hat sich auch die Führung verändert. Inwiefern hat das digitale Arbeiten diesen Aspekt verändert?

MJ: Die Umstellung auf eine digitale Arbeitsweise bringt natürlich Veränderung im Zwischenmenschlichen-Bereich mit sich. Wobei ich sagen muss, dass wir das ortsunabhängige Arbeiten bereits vor der Pandemie bei der dhpg etabliert haben. Remote Work gab es also vorab schon. Vor anderthalb Jahren hat sich der Anwenderkreis dann schlagartig erweitert, sodass sich die  Kanzlei in Teilen über mehrere Monate nicht gesehen hat.

Beim Thema Führung ging es aus meiner Sicht weniger um das Gefühl von Kontrollverlust. Team-, Bereichs- und Abteilungsleiter waren viel mehr gefordert, das soziale Miteinander zu gestalten.

Wenn ich an die Zeit zurückdenke, mussten wir eher schauen, die Trennung von Arbeit und Privatem aufrechtzuerhalten. So gesehen war die Pandemie ein Rückfall in die industrielle Revolution, als der Webstuhl in den Wohnräumen stand. Also insbesondere das Arbeitsleben in der Balance zur Freizeit zu halten und auf mentale Gesundheit zu achten, waren die Hauptaufgaben während dieser Monate und hat die Aufgaben einer Führungskraft erweitert.

Es gibt eine Vielzahl an digitalen Lösungen für nahezu jedes Arbeitsfeld. In welchem konkreten Bereich sehen Sie den größten Mehrwert durch die Transformation?

MJ: Einen echten Mehrwert für die Transformation haben viele Module und Tools. Mit Microsoft Teams konnte wir bei der dhpg eine virtuelle Nähe aufbauen und das Teamgefüge, sowie die Mandantenbindung aufrechterhalten und durchaus in dieser Zeit intensivieren. Das Tool hat vielen weiteren Technologien den Weg für die Zukunft geebnet, davon bin ich überzeugt. Zudem reduziert es maßgeblich den Aufwand, da Tagesreisen zu Mandanten oder Events ganz unkompliziert vom Schreibtisch ausgeführt werden können. So bleibt mehr Zeit für unsere Kerntätigkeiten wie die Beratung oder die Wissenserweiterung.

Unsere Branche lebt natürlich vom Vertrauen und persönlicher Verbundenheit. Dazu gehören der persönliche Austausch und eine gewisse Nähe. Diese Werte können langfristig nur aufgebaut und gepflegt werden, wenn man sich persönlich in die Augen schauen kann. Daher nehmen wir zunehmend wieder persönliche Termine wahr. Dennoch bin ich überzeugt, dass sich mit Teams ein sinnvolles und effektives Tool für den Bereich Kommunikation etabliert hat, das Bestand haben und weiteren Ausbau erfahren wird.  

Die digitale Transformation ist eine Reise und bedarf Zeit. Auch wenn diese wahrscheinlich nie beendet sein wird, wollen wir einen Blick in die Zukunft werfen. Wie sehen Sie den Stand der Kanzleibranche in drei bis fünf Jahren?

MJ: Ich denke, wir müssen die digitale Transformation nicht als Kurztrip verstehen, sondern als Reise verstehen, die Zeit braucht. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass wir nicht direkt morgen ankommen müssen. Die Kanzleibranche weist derzeit noch zwei Extreme auf. Es gibt Skeptiker, die man mit guten Argumenten überzeugen kann und auf der anderen Seite sind die Unbekümmerten, die das Thema nicht sehen und nicht angehen wollen. Dazwischen gibt es eine breite Masse, die sich in unterschiedlichen Stellen des Prozesses befindet. Während wir bereits an einer voll automatisierten Softwarelösung für den Jahresabschluss in Echtzeit arbeiten, sind andere noch am Beginn der Reise.

Eine Weiterentwicklung in Form von zusätzlichen Tools und Modulen macht erst Sinn, wenn die grundlegende Infrastruktur vernetzt und damit reibungslos arbeiten kann. Zwar sind die Entwicklungen am Markt rasanter denn je, allerdings wird es keine One-for-all-Lösung in naher Zukunft geben.

Den steigenden Anforderungen kommen die immer besser geschulten Nachwuchskräfte entgegen, was das Qualitätsniveau weiter anheben wird. Auch aus diesem Grund kommt es in den kommenden drei, vier Jahren auf die intensive Schulung im Umgang mit der neuen Technologie an, die Identifikation von weiteren Potenzialen und vor allem um das Schaffen von ganzen Systemlandschaften. Wir müssen erst sicher stehen können, bevor wir gehen und später rennen können. Trotzdem: Die Chancen überwiegen und die Reise lohnt.

Dr. Matthias Johnen, Dipl.-Kfm.

Wirtschaftsprüfer
Steuerberater
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Emre Karakas
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