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Ein interner Digitalisierungs- manager kann schneller mehr erreichen

Sie sind Digitalisierungsmanager einer etablierten Kanzlei in München mit über 160 Mitarbeiter*innen. Warum ist es wichtig, einen direkten Verantwortlichen für dieses Thema innerhalb der Kanzlei mit dieser Aufgabe zu betrauen?

Sicherlich gibt es noch einige Kanzleien, die sich nur zögernd mit der Digitalisierung befassen. Das passiert aber nur, wenn man sich nicht ausreichend mit den ganz neuen Möglichkeiten und Perspektiven auseinandersetzt. Dann ist klar, dass kein Weg um digitale Prozesse führt. Die Herausforderungen werden immer komplexer und die klassischen Klein- und mittelständischen Unternehmen (KMUs) wenden sich bei Veränderungen gerne an ihre Steuerberater*innen, zu denen vielfach ein über Jahre gewachsenes vertrauensvolles Verhältnis besteht. Sie wenden sich bei der Recherche oder der Etablierung einer Personal-Software beispielsweise an uns und vertrauen auf unsere Erfahrung, digitale Kompetenz und Unterstützung bei der Implementierung. Es geht weniger um technische Beratung, sondern vielmehr geht es um eine Schnittstellenerweiterung, die unsere Zusammenarbeit weiter vereinfacht und optimiert. Es ist also entscheidend, Expertise vorzuweisen und nach Möglichkeit auf diesen Transformationsprozess der Mandanten vorbereitet zu sein und diese bei ihrer Transformation zu unterstützen.

GKK PARTNERS hat dieses Bedürfnis der Mandanten schon sehr früh identifiziert und konnte schon mehrjährige Erfahrung in der Digitalisierung der Arbeitsprozesse vorweisen. Da stetige Optimierung und Ausbau zur Digitalisierung gehören, haben sie mich Anfang 2020 als internen Digitalisierungsmanager ins Boot geholt, um den Fokus weiter zu schärfen. Zusammen haben wir uns Ziele in Bezug auf die digitale Transformation gesetzt und wollten in allen Bereichen der Arbeitswelt den Wandel angehen, professionell begleiten und gezielt steuern. Das betrifft sowohl Veränderungen im HR-Bereich, das Thema New Work und Shared Desk, aber eben auch die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen.

Sie bezeichnen sich selbst als Chancenmacher. Worin sehen Sie denn die größten Chancen für die Kanzleibranche bei der digitalen Transformation?

Früher galt die Redensart „Steuerberater wechselt man nicht, die begleiten einen von der Wiege bis zur Bahre“. Der Trend der letzten Jahre sagt etwas anderes, denn es kommt immer häufiger zum Wechsel der Steuerberater. Durch die Digitalisierung ändern sich nämlich nicht nur die Strukturen einer Kanzlei, sondern eben auch die Anforderungen und Bedürfnisse aller Mandanten. Diese suchen neben einer hoch qualifizierten steuerlichen Beratung einen erfahrenen Partner auf ihrem Weg der Digitalisierung. Die konkrete Chance liegt darin, ein verlässlicher Begleiter mit zukunftsorientiertem Know-how zu bleiben und seine Marktposition zu festigen und weiter auszubauen. Daher war es für GKK PARTNERS schnell klar, nicht nur Wegbegleiter, sondern vor allem Wegbereiter für unsere Mandanten zu sein.

Mithilfe einer digitalen und perspektivisch auch automatisierten Arbeitsweise lassen sich administrative Tätigkeiten massiv reduzieren, neue Leistungsbereiche erschließen und Mandanten individueller, hochwertiger und persönlicher beraten. Die größte Chance der Digitalisierung liegt aber darin, dass durch digitale Lösungen Prozesse optimiert, Ressourcen geschont werden und so wertvoller Freiraum von Mitarbeitern und Unternehmern für deren Kerntätigkeiten geschaffen wird.

 

Digitale Events, virtuelle Messen, dazu die Umstellung auf papierloses Arbeiten und eine vielfache gelebte digitale Arbeitsweise mit Mandanten. Sie haben erstaunlich schnell den Wandel geschafft. Wie sind sie diese Themenfelder angegangen?

GKK PARTNERS hat die Digitalisierung der Arbeitsprozesse nicht erst durch die Pandemie vorangetrieben, sondern schon vor Jahren damit begonnen. Dabei war die Pandemie durchaus ein weiterer Impuls, Prozesse und Abläufe noch schneller zu digitalisieren.

Bei der Vielzahl an Aufgaben, die es zu meistern galt, half uns aber eine klare Planung, Zielsetzung und die bereits vorhandene Erfahrung in der Digitalisierung.

Auch innerhalb des GKK-Teams ist die Neugier auf Veränderung und Herausforderung groß, sodass wir von Anfang an Hand in Hand miteinander arbeiteten, um den Mandanten individuelle Lösungen und Anwendungen anzubieten.

Bei all dem Veränderungsdrang lagen uns aber zwei Sachen besonders am Herzen: Komplexität zu reduzieren und alle Beteiligten zu involvieren.

Aus diesem Grund haben wir zuallererst eine Bedarfsanalyse durchgeführt und mit verschiedenen Kolleg*innen gesprochen. Auf dieser Basis sind wir dann schnell auf die Suche nach passenden Optionen gegangen, um schnell praxisorientierte Lösungen zu entwickeln. Hier erleichterte die Position als interner Digitalisierungsmanager die enge Zusammenarbeit und den laufenden Dialog zwischen allen Beteiligten.

Mit Blick auf die rasante Entwicklung am Technologiemarkt – ein Ende der digitalen Transformation wird es nicht geben. In den Bereichen Kommunikation und Datenaufbereitung ist viel passiert. Dennoch befinden wir uns in einer Art Konsolidierungsphase. Digitales Arbeiten light. Was verstehen Sie unter digitaler Transformation?

In der Tat, mit Blick auf die Entwicklungen auf dem Technologie-Markt und in anderen Branchen stehen viele andere Kanzleien noch am Anfang der digitalen Reise. Die erste Hürde kann durch eine flächendeckende Etablierung einer Grundausstattung, bestehend aus einem digitalen Kommunikationstool, der Digitalisierung von Daten und einem ortsunabhängigen Zugriff darauf genommen werden. Diese Umstellungen haben noch Nachbereitungsbedarf und müssen sich nachhaltig etablieren. Die technische Grundausstattung einer jeden Mitarbeiter*in wird ein Handy und ein mobiler Laptop sein, statt Stift und Papier. Grundsätzlich werden Ressourcen gespart und mehr Zeit für unternehmerische Beratung und Wissensvertiefung ermöglicht. Das Jobbild eines Steuerberaters wird sich in der Hinsicht verändern und wieder mehr zum Steuer-Berater*in, mit Betonung auf Berater*in, wandeln. Perspektivisch geht es dann um die Erweiterung der digitalen Produktpalette und dessen Vernetzung. So werden die Grundlagen für die nächste Etappe geschaffen – eine vollvernetzte digitale Kanzlei.

Was glauben Sie, wann erreichen wir einen flächendeckenden Wandel?

Es ist schwer zu sagen, aber ich denke, innerhalb der nächsten drei bis fünf Jahre werden wir einen klaren Trend zu agileren und zunehmend digitalen Kanzleien erkennen. Es kommt natürlich auch immer auf die Umstände an. So ist die Frage nach der Zeit und der Kapazität bei einem Wandel ein relevanter Faktor und aus eigener Erfahrung weiß ich, dass eine schnelle Umsetzung und klare Zielvorstellung die Akzeptanz, Beteiligung und Begeisterung fördern.

Bei GKK PARTNERS gab es sehr früh ein eindeutiges Commitment zur Digitalisierung. Dazu gehörte Mut und die Bereitschaft, für optimale Rahmenbedingungen zu investieren.

Die Kanzleibranche muss sich attraktiv positionieren, da sie zukünftig immer mehr zum Sparringspartner des Mandanten und in viele Prozesse miteinbezogen werden. Man sollte sich bewusst sein, dass die Verbindung und der Dialog zwischen Steuerberater und Mandant künftig noch (beratungs-)intensiver werden. Es gilt, den Anschluss nicht zu verpassen und sich rechtzeitig und kompetent aufzustellen. Dies bedarf letztlich, wie bereits erwähnt, Zeit, Motivation und Spaß an der Veränderung.

Christian Heller

MBA | B . Sc. Wirtschaftsinformatik

Manager Digitalisierung

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Emre Karakas
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