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Die digitale Transformation macht keine Ferien

Auf dem Weg zur digitalen Kanzlei und damit auch zum Zielbild der Transformation ist in den vergangenen Monaten viel passiert. Die Dringlichkeit zum Wandel wurde deutlich und die Bedenken schwächer. Bereits vorhandene Konzepte sind aus den Schubladen geholt und erste Maßnahmen umgesetzt worden. In Gesprächen mit der Kanzleibranche merkt man jedoch, dass nach knapp 18 Monaten bereits bei ein paar wenigen eine gewisse Zufriedenheit eingekehrt zu sein scheint. Viel zu früh, denn von einer volldigitalen und automatisierten Kanzlei kann in der Kürze der Zeit keine Rede sein. Wo steht die Kanzleibranche aktuell? Was kann man in der kurzen Zeit schaffen und was wären die logischen nächsten Schritte?

 

Grundsteine gelegt

 

Wie in den meisten Branchen ist in der Kanzleiwelt ebenfalls ein digitales Grundgerüst etabliert worden. Seit Beginn der Pandemie mussten neue Wege der Kommunikation und der Arbeitsweise eingeführt werden, um die Arbeitsfähigkeit zu erhalten. Die zahlreichen Vorteile und die vielfältigen Nutzungspotenziale von MS Teams und Co. wurden den Kanzleien spätestens während der Nutzung bewusst. So hat eine gewisse Flexibilität unter den Steuerberatern Einzug gehalten. Dezentrales Arbeiten und virtuelle Meetings wurden erfolgreich umgesetzt, ebenso wie die Digitalisierung von Belegen. Die größte Veränderung hat jedoch im Kopf stattgefunden. Mit dem Abbau der Aversionen gegen Technologie und dem Erkenntnisgewinn, wie effizient Software und Tools sind, ist die größte Hürde bei der digitalen Transformation genommen worden. Das Mindset hat sich verändert und muss nun im täglichen Arbeiten erweitert werden. Ein erster Schritt in die richtige Richtung. Ein erster Schritt, dem nun der zweite alsbald folgen muss.

 

Schritt für Schritt weitermachen  

 

In der Hektik des Umzugs ins Homeoffice und aufgrund der vielfältigen Leistungsbereiche der Kanzleien sind oftmals einzelne digitale Lösungen implementiert worden. In der nächsten Phase sollte es jetzt ein Ziel sein, diese Insellösungen aufeinander abzustimmen und zu vernetzen. Das birgt eine hohe Effizienzsteigerung. Ebenso wie in der Optimierung und Ausweitung der Arbeitsprozesse auf die gesamte Kanzlei. Nur wenn alle Mitarbeiter wissen, wie man die Tools vollumfänglich nutzt, kann man von einheitlichen Lösungen sprechen und eine Verbesserung wirksam werden. Was für intern gilt, gilt aber auch für die externe Zusammenarbeit. So lautet ein weiteres Etappenziel für das kommende Jahr, die Ausweitung der interdisziplinären Zusammenarbeit auf die Mandantenseite. Das Momentum der Offenheit sollte genutzt und der Austausch um die gemeinsame Projektarbeit ergänzt werden. Module wie ein CRM-System können beispielsweise helfen, einen 360 Grad Blick auf die Bestandsmandanten zu erhalten. Wie für alle digitalen Lösungen gilt aber auch hier, die Qualität der Daten ist entscheidend. Damit wären wir beim dritten Ziel für die nächste Periode. Die Sammlung und Aufbereitung der Daten muss sichergestellt und kontinuierlich erweitert werden. Nur so kann eine Kapazitätssteigerung infolge der digitalen Arbeitsweise ermöglicht werden.

 

Was in den vergangenen Monaten passiert ist, sollte nur der Anfang gewesen sein. Der nötige Anstoß für die Vorbereitung auf die Zukunft. Der Weg ist lang und es bedarf immer der Akklimatisierung, allerdings darf es zu keiner Zufriedenheit kommen. Dafür ist das Tempo zu hoch und der Wettbewerb hat längst begonnen. Es gilt nun logisch und konsequent an die nächsten Aufgaben heranzugehen. Dann sind alle voll im Soll.  

 

 

Dirk Brandt

Geschäftsführer der
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Emre Karakas
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