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Die digitale Transformation kann viele Probleme lösen

In unserer Interviewreihe „5 Fragen an …“ begrüßen wir in diesem Monat Christian Deák. Er ist Steuerberater und Geschäftsführer bei der DHW Steuerberatung. In seiner Kanzlei werden alle Prozesse und Abläufe volldigital dargestellt. Damit gehören Sie zu den 7 Prozent der digitalen Steuerberater in Deutschland. Wir haben uns über den langen Weg zur volldigitalen Kanzlei und das Thema Recruiting unterhalten.

 

Sie sind einer der wenigen volldigitalen Steuerberater der Branche. Wie ist es dazu gekommen?

 

CD: Wir haben uns bereits sehr früh mit der Frage beschäftigt, wie wollen wir in Zukunft arbeiten und haben durch digitale Mandate bereits Kontakt mit dem Thema digitale Transformation gehabt. Mit der Zunahme der digitalen Mandaten kam dann irgendwann der Break Even, an dem wir uns zwischen der analogen und der digitalen Arbeitsweise entscheiden „mussten“. Eine Mischung der beiden Arbeitsweisen ist aus unserer Sicht nicht realistisch und daher haben wir uns ganz rational für die digitale Variante entschieden. Diese Entscheidung brachte natürlich einen hohen Aufwand mit sich, da diese Art der Arbeit einfach anders und für viele noch Neuland war. Das bedeutete Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und natürlich die vollständige Transformation unserer Prozesse. So war es dann am Ende eine Mischung aus Zwang durch unsere Entscheidung und Wille, durch den Drang nach Ortsunabhängigkeit und ein größeres Einzugsgebiet. Der mit der Pandemie verbundene Lockdown war dann für uns eine Bestätigung auf das richtige Pferd gesetzt zu haben.

 

Wie waren und sind die Reaktionen der Mandanten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

 

CD: Der Großteil unserer Mandanten hat wunderbar mitgezogen und sich schnell auf die neuen Schnittstellen und Arbeitsweisen eingestellt. Man muss dazu sagen, dass wir natürlich auch von vorne herein einen Großteil an digitalen Mandantschaften hatten, was uns überhaupt erst in diese Richtung hat gehen lassen. Von Anfang an war uns aber klar, dass die Digitalisierung nur durch unsere Team funktioniert. Es hat einige Zeit gebraucht, bis wir dann auch wirklich die optimalen Lösungen für alles gefunden und die Prozesse sich eingespielt haben, aber inzwischen sind will vollauf zufrieden.

 

Vor allem neuen Kolleginnen und Kollegen wird aber oft erst in den ersten zwei Monaten bewusst, was digitale Arbeit wirklich bedeutet. Es ist nicht mit der Nutzung von Teams und einer digitalen Ablage getan, sondern wir entziehen den Leuten die Arbeitsgrundlage und erklären Ihnen unseren Ansatz von Grund auf neu. Das ist natürlich sehr extrem und vor allem mit hohem Zeitaufwand verbunden. Es rechnet sich aber und ist vor allem notwendig. Wie bei vielen Veränderungen ist es so, dass das Invest oft höher ist, man aber langfristig profitiert.

 

Was war zuerst? Die Technologie oder das Mindset?

 

CD: Bei uns war es die Technologie. Als wir angefangen haben, war das vielleicht sogar noch etwas nerdig, aber mit der Zeit erkannten viele den Nutzen und wir konnten es sehr gut etablieren. Durch das Interesse und den Erkenntnisgewinn ist es dann zu einem inneren Wandel bei unserem Team gekommen, der sich mittlerweile in einen regelrechten Drang nach Innovation gewandelt hat. Darauf sind wir natürlich stolz, denn das zeigt, wieviel Potenzial darin steckt.

 

Die digitale Transformation ermöglicht ja auch Freiheiten und Flexibilität. Im Grunde genommen können wir alle Forderungen des New Work erfüllen. Flexible Arbeitszeiten und Ortsunabhängigkeit sind durch mobile Hardware und der Zugriff auf die Daten von überall gewährleistet. Natürlich müssen wir als Führung auch ein gewisses Vertrauen in unser Team und die Verfahrensweise haben, aber das ist über die Jahre gewachsen.

 

 

Das Umdenken der Branche fällt noch etwas schwer. Ein Ansatz wäre, die nachkommenden jungen Fachkräfte für digitale Themen zu sensibilisieren und so von innen die Transformation voranzutreiben. Damit könnte man auch das Problem der Nachwuchskräfte angehen. Wie ist Ihr Ansatz?

 

CD: Meiner Meinung nach bedingt der Grad der digitalen Transformation einer Kanzlei, die Zahl der guten und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wenn sich dem Thema nicht angenommen wird, werden sich die Nachwuchskräfte perspektivisch anderen Kanzleien anschließen. Als verantwortlicher Studienleiter bei Dr. Endriss u. a. für den Fachausschuss für Digitalisierung und IT (FAIT) sehe ich das der Drang und das Interesse von jungen Leuten sehr groß ist. Kanzleien können sich auf motivierte und mit einem hohen Maß an Vorbildung ausgestattete Nachwuchskräfte freuen. Zudem merkt man Ihnen einen gewissen Stolz an, Teil des digitalen Wandels zu sein. Die Kanzleien müssen aber die Bereitschaft zur Veränderung haben und die Tür aufmachen. Es ist und bleibt ein enormer Changeprozess für die gesamte Kanzlei.

 

Das Interesse am Berufsbild der Steuerberaterin und des Steuerberaters ist generell sehr groß. Es ist ein krisen- und damit zukunftssicherer Beruf, der Aufstiegsmöglichkeiten bietet. Zudem ist man Verantwortlich für einen sensiblen Bereich und hat Einblicke in eine Vielzahl verschiedener Unternehmen.

 

 

Was glauben Sie, wo steht die Branche in Sachen digitaler Transformation in drei Jahren?

 

CD: Aus meiner Sicht sind drei Jahre sehr kurz gefasst. Ich erwarte keine großen Veränderungen innerhalb dieser Zeit, da ich nicht von einem derart radikalen Bruch ausgehe. Natürlich ist das auch eine Frage der Kanzleigröße, bezogen auf Mandanten und Mitarbeiter, aber ich rechne nicht vor fünf Jahren mit ein paar weiteren volldigitalen Kanzleien. Das mag jetzt sehr pessimistisch klingen, aber es steckt eben vielmehr hinter dem Begriff der digitalen Transformation, als viele glauben. Ein digitaler Steuerberater, ist nicht gleich digitaler Steuerberater nur weil er Teams und DMS nutzt. Unser Weg hat sehr, sehr lange gedauert und bedurfte vieler Erfahrungen, um nun diesen Titel mit fug und Recht tragen zu können. Daher weiß ich, was die Kanzleien noch erwartet. Aktuell vereinen 7 Prozent der digitalen Steuerberater 89 Prozent der Online-Mandate. Das sagt viel über den Startpunkt von vielen Kanzleien aus.

 

Christian Deak DHW
Christian Deák

Geschäftsführer der DHW Steuerberatungsgesellschaft mbH

 

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Emre Karakas
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