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Den guten Ruf wahren

Die meisten Beschäftigten sind einer aktuellen Studie zufolge zufrieden mit ihrer Arbeit im Homeoffice. Etwa drei von vier Menschen, die wegen der Corona-Krise aktuell in teils hohem Umfang von zu Hause ausarbeiten, empfänden das als positiv, heißt es in einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Durch Lerneffekte sind die Vorbehalte zu dem Thema deutlich geringer als noch vor der Pandemie. Besonders das Argument, aufgrund einer erschwerten Zusammenarbeit mit Kolleg*innen nicht im Homeoffice arbeiten zu wollen, bringen im Januar 2021 statt 70 Prozent nur noch 19 Prozent der Befragt*innen vor. Diese Umfragewerte könnten den Schluss zu lassen, dass die digitale Transformation funktioniert und hilfreich ist. Wie aber sieht die Realität wirklich aus? Digitale Tools gut, alles gut? Das Homeoffice als langfristige Lösung?

Das große Ganze sehen

Homeoffice, Lockdown, Homeschooling. Drei Faktoren, die den Alltag jedes Einzelnen stark beeinflussen. Eine in der Form nie da gewesene Belastungsprobe. Neue Tools, improvisierter Arbeitsplatz, Kinder, die den ganzen Tag zu Hause sind und dazu keine Möglichkeiten des Ausgleichs. Es ist viel, was auf die Arbeitnehmer*innen im Homeoffice einprasselt. Mit fortschreitender Zeit etablierten sich in vielen „Büros“ zwar Routinen und das nötige Equipment sowie das Arbeitsumfeld wurden optimiert, allerdings sind die Belastung und der seelische Druck nach wie vor hoch. Hinzu kommt, dass die digitale Transformation auch in der Kanzleibranche erst den viel besagten Schub bekommen hat und die Einarbeitung in die neuen Tools oftmals autodidaktisch erfolgen musste. Vieles geschah reaktiv war auf schnelle Funktionsfähigkeit ausgelegt. Eine Überforderung an der ein oder anderen Stelle für die Mitarbeiter*innen und die latente Gefahr, das die Ansichten zur Transformation kippen.

So übersichtlich wie möglich

Arbeitgeber können sich nun positionieren und positiv hervortun. Mit intelligenten Nachbesserungen und einer fundierten Auswahl der digitalen Lösungen kann eine Überforderung verhindert und Verständnis für die Umstände gezeigt werden. Zumal die Transformation Vereinfachung und Effizienzsteigerung verspricht und eine Überforderung durch zu viele Tools kontraproduktiv wäre. Jedoch gibt es in der Kanzleiwelt verschiedene Disziplinen die unterschiedliche Software benötigen. Umso wichtiger Ordnung und Struktur in den Alltag zu bringen. Wenn nicht in der Anzahl, dann in der Handhabung. Eine übersichtliche Gestaltung von Programmen, ein zentraler Ablageort, ein Dashboard als Kommandozentrale schaffen Ruhe und Gelassenheit mit Blick auf die Arbeit bei den Mitarbeiter*innen.

Positiv bleiben

Das Feedback auf die digitale Transformation war zu Beginn sehr positiv. Die Vorteile haben überwogen und die Aversionen wurden schlagartig abgebaut. Ein Jahr später, im Frühjahr 2021, haben sich die äußerlichen Umstände nicht wesentlich verändert und die innerliche Anspannung ist gestiegen. Damit einhergehend sind auch die Ansprüche der Belegschaft gestiegen, weshalb die Transformation und jede weitere Veränderung im beruflichen Kontext kritischer gesehen wird. Durch die vielen Einflussfaktoren könnte sich die Sicht auf die digitale Transformation zum Negativen verändern. Mitarbeiter*innen müssen überzeugt sein, Freude am Arbeiten haben und die Erleichterung der Arbeit durch digitale Lösungen tagtäglich spüren.

Entscheidend ist im Alltag

Die aktuellen Ergebnisse der Studie zeigen vor allen Dingen, dass die Menschen sich der Vorteile des Homeoffice bewusst sind und wissen das digitale Tools ihnen die Arbeitsfähigkeit in der Pandemie erst ermöglicht haben. Mit der fortschreitenden Impfkampagne und der damit einhergehenden Lockerungen werden die Arbeitsumstände jedoch auch wieder normalisiert und eine Rückkehr in die Büros wahrscheinlicher. Dann ist die digitale Arbeitsweise auf dem Prüfstand und muss mit den neuen alten Alternativen in den Wettbewerb treten. Um diesen zu gewinnen, muss aus der extrinsischen Motivation durch den Lockdown eine Intrinsische werden und die Belegschaft den Prozess weitervorantreiben. Ob das Homeoffice und die digitalen Tools die langfristige Lösung sind, entscheiden die Mitarbeiter*innen gemeinsam mit den Arbeitgeber*innen somit durch Ihre Nutzung. Daher ist es ratsam, die Handhabung so einfach und attraktiv wie möglich zu gestalten und auf entsprechende Lösungen zu setzen.

 

Dirk Brandt

Geschäftsführer
Kanzleivision GmbH
E-Mail: dirk.brandt@kanzleivision.de
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Emre Karakas
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