Auf zur nächsten Etappe - Kanzleivision GmbH
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Auf zur nächsten Etappe

Ein turbulentes Jahr liegt hinter der Branche. Zunächst Aussicht auf Besserung im Frühjahr und dann doch wieder ein mögliches Zurück zur Distanz. Wie haben Sie die Entwicklung hinsichtlich der digitalen Transformation wahrgenommen?

Christian Weiss: Aus unserer Sicht sind wir sehr gut ins Jahr gestartet und konnten weiter auf der Euphorie-Welle schwimmen. Die Kanzleien hatten richtig Freude an der effizienten Arbeitsweise gefunden und wir mussten wenig Überzeugungsarbeit leisten. Der Nutzen und die Vorteile waren im Fokus. Im Zuge der Impfstoffentwicklung und dem Weg zu mehr Normalität gab es dann einen erklärbaren Bruch in der Entwicklung. Die Menschen und die sozialen Kontakte standen wieder im Vordergrund, sodass die Transformation hinten angestellt wurde. In unserem Ansatz ist eine Etablierungsphase auch stets vorgesehen. So können neue Prozesse geübt und zur Routine werden. Zum Ende des Jahres mussten dann die Weichen für die weiteren Etappenschritte und die nächsten Umstellungen und Vernetzungen gelegt werden. So gesehen kann man das Jahr 2021 als Etablierungsphase ansehen.

Die Transformation ist eine lange Reise, die in 2020 großflächig gestartet wurde. Haben wir die erste Etappe geschafft?

Christian Weiss: Das ist sicherlich eine individuelle Bewertung und abhängig von der Definition der ersten Etappe. Nach unserem Verständnis geht es vor allem um die Schaffung einer nachhaltigen Infrastruktur im ersten Schritt. Die Implementierung von Technologie in relevanten Schlüsselpositionen wäre eine optimale Ausgangssituation für die Reise. So lassen sich mit der Digitalisierung des Wissensmanagements nicht nur aktuelle Prozesse definieren und festhalten, sondern eben auch weitere Neuerungen. So kann die gesamte Kanzlei partizipieren und effizienter und unabhängiger agieren. Gepaart mit weiteren Basis-Lösungen für die Arbeitsweise und die Kommunikation sind sofortige Verbesserungen spürbar. Durch die kontinuierliche Nutzung im Arbeitsalltag werden die Prozesse zu Routinen und etablieren sich. Die Lust auf Innovation und weiteren Optimierung steigt und somit sind die Grundlagen für die folgenden Etappen gelegt.

Für jeden Bereich der Kanzleien gibt es vielfältige Lösungen. Aus was besteht ein Basis-Paket, welches inzwischen in der Branche als Ausgangspunkt für die weiteren Schritte gilt

Emre Karakas: In den vergangenen zwei Jahren haben wir einen Ansatz entwickelt, der als Grundlage der Zusammenarbeit mit uns dient. Darin haben wir zwei Produkte als Starter-Paket ausgemacht, die sowohl die Zusammenarbeit mit uns als auch die Kollaboration innerhalb des Mandanten vereinfacht. Mit unserem Kanzlei-Wiki digitalisieren wir das Wissen der Kanzleien und holen es aus den Köpfen der Einzelnen und machen es für alle jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. So wird die Arbeit erleichtert und ermöglicht die tiefere Spezialisierung in Fachgebiete. Unser Kanzlei-Dashboard ist ein zweites simples Modul, welches eine bessere Struktur und Übersicht im Alltag ermöglicht. Durch die Eingabe eines einzelnen Passworts steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die gesamte Tool- und App-Palette des täglichen Bedarfs zur Verfügung. Ohne lästige Anmeldungen und die Aktualisierung von mehreren Passwörtern sind die Kanzleien sofort einsatzfähig und haben einen perfekten Überblick.
Mit diesen beiden Tools und einer Kommunikationssoftware wie Teams ist die Grundlage für unsere Zusammenarbeit und den Antritt der digitalen Reise gelegt.

In der digitalen Transformation wird vielfach auch von künstlicher Intelligenz gesprochen. Inwiefern kann man aktuell schon von diesem Ansatz profitieren?

Emre Karakas: Die digitale Transformation unterteilt sich in mehrere Schritte. Es geht dabei um eine chronologische Abfolge von Prozessschritten, die aufeinander aufbauen. Es beginnt mit der Digitalisierung, auf die die digitale Transformation folgt und an die sich die Automatisierung anschließt. Erst wenn ausreichend Programme implementiert, miteinander vernetzt und in der täglichen Nutzung eingebunden sind, lassen sich erste Prozesse automatisieren. Diese Maßnahme ermöglicht einen großen Effizienzsprung. Für die künstliche Intelligenz bedarf es immense Datenmengen. Diese müssen erzeugt, vereinheitlicht und für die jeweilige Nutzung dann Handlungsschritte definiert werden. Es ist also ein weiter Weg hin zur KI, aber mit der Automatisierung gibt es ein lohnenswertes Ziel in absehbarer Zukunft.

2022 hat begonnen. Welche Trends und Entwicklungen erwarten Sie für das kommende Jahr?

Christian Weiss: Mit dem neuen Jahr geht die Reise weiter. Es geht dabei weniger um Trends als vielmehr darum, den nächsten logischen Schritt zu gehen. Von Trends kann man so gesehen in der Kanzleibranche nicht reden. In der aktuellen Phase müssen neue Strukturen und Prozesse geschaffen werden – die Kanzlei sich neu erfinden. Jeder Bereich ist betroffen, von den internen Abläufen, dem Personal und Marketing bis hin zur Leistungserstellung. Erst nach deren Transformation lassen sich neue Features integrieren. Trends sind Zukunftsmusik.
Bei dem Projekt „Digitale Transformation“ geht es vor allem um Individualität und darum, die beste passende Lösung für jede Kanzlei zu finden. Nur so wird der Wandel vom gesamten Team getragen. Die Technologie entwickelt sich rasant weiter mit immer neuen Updates, aber in der Branche von Trends zu sprechen, widerspricht unserem langfristigen und nachhaltigen Ansatz. 

Christian Weiss - Kanzleivision GmbH
Christian Weiss

Geschäftsführer

bei Kanzleivision GmbH

 

Emre Karakas

Prokurist

bei Kanzleivision GmbH

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Christian Weiss